付与認定審査手続規程

第１章　総則

（趣　旨）

• 第１条
  本規程は、一般社団法人全日本冠婚葬祭互助協会 （以下、「当協会」という。）が、一般財団法人日本情報社会推進協会「プライバシーマーク制度設置及び運営要領」（１０情報開・セ第１２６号）に基づき指定機関の指定に関する契約（以下、「指定契約」という。）を締結したことに伴うプライバシーマーク付与認定指定機関としての審査手続きについて定めることを目的とする。
• ２．
  プライバシーマーク付与の審査手続については、財団法人日本情報処理開発協会（以下、「機関」という。）の定めるプライバシーマーク制度に係る規程及びプライバシーマークの使用に関する契約（以下「プライバシーマーク付与契約」という。）、当協会の理事会が定める他の規程に特別の定めがある場合を除くほか、本規程の定めるところによる。

（定　義）

• 第２条

  本規程における用語の定義は、次の各号に定めるところによる。

  (１)規程規則

  次に掲げる規程及び規則をいう。

  イ. 付与機関規程

  付与機関の定める「プライバシーマーク制度設置及び運営要領」等プライバシーマーク制度に係る規程

  ロ. 指定機関規程

  指定機関として当協会の理事会が定める規程

  ハ. 審査会規程

  当協会のプライバシーマーク審査会（以下、「審査会」という。）が定める規程

  ニ. 審査規則

  プライバシー付与認定審査室長が定める審査手続の細則（様式を含む。）

  (２)申請事業者

  指定機関に対して、プライバシーマーク付与認定の申請をした法人又はその代表者。

  (３)指定機関

  プライバシーマーク付与認定機関の指定に関する契約によって審査主体となった当協会、または審査主体の意思を決定し表示する次に掲げる機関をいう。

  • イ. 付与機関規程
  • ロ. プライバシーマーク付与認定審査室（以下、「審査室」という。）

  (４)申請

  指定機関に対するプライバシーマーク付与認定のための審査契約の申込をいう。

  (５)受理

  申請事業者の申請（申込）に対する指定機関の承諾をいう。

  (６)申請書類

  次に掲げる書類をいう。

  イ. 規定書類

  規程規則により提出が義務付けられている書類

  ロ. 指定書類

  審査担当者が指定した規定書類以外の書類

  ハ. 任意書類

  申請事業者が任意に提出し審査担当者が受理した書類

  (７)審査

  指定機関が申請事業者に対し、規程規則に基づきプライバシーマーク付与認定のために行う行為をいい、次に掲げる審査により構成される。

  イ. 形式審査

  申請書類の形式が規程規則に適合するかどうかの確認及び受理もしくは不受理の決定

  ロ. 予備審査

  申請書類その他審査対象の内容が日本工業規格「個人情報保護マネジメントシステムの要求事項（JIS Q 15001）」（以下、「JIS Q 15001」という。）及び規程規則に適合するかどうかの調査

  ハ. 本審査

  プライバシーマーク付与認定に関する審査

  (８)却下

  指定機関が審査決定することなく、この審査契約を解除することをいう。ただし、この場合、指定機関は申請料金を返戻しない。

  (９)取り下げ

  申請事業者が審査決定をする前に、この審査契約を解除することをいう。ただし、この場合、申請事業者は申請料金の返戻を請求できない。

  (10)審査決定

  次に掲げる決議をいう。

  イ. 審査合格の決定

  申請事業者に対し申請の内容がJIS Q 15001及び規程規則に適合することを確認する決議

  ロ. 審査不合格の決定

  申請事業者に対し申請の内容がJIS Q 15001及び規程規則に適合しないことを確認する決議

  ハ. 再調査の決定

  審査担当者に対し理由を付記して再度予備審査を命じる決議

（審査の主体及び客体）

• 第３条
  指定機関は、当協会の正会員として加盟する互助会又は当協会の準会員として加盟する企業について審査を行うことができる。

（指定機関の義務）

• 第４条
  指定機関は、審査の過程で知り得た情報を正当な理由無く他人に開示してはならない。
• ２．
  指定機関は、申請事業者が提出した書類を複製してはならない。ただし、申請事業者の許諾のある場合、または規程規則に複製をなし得る旨の定めがある場合はその限りではない。

（申請事業者の義務）

• 第５条
  申請事業者は、虚偽の申請及び報告をしてはならない。
• ２．
  申請事業者は、指定機関の審査に協力しなければならない。

（審査の基準）

• 第６条
  審査会は、JIS Q 15001及びそれに準拠した当協会の定める「互助会契約及び施行に係る個人情報保護ガイドライン」を審査基準とし、規程規則に従い審査する。
• ２．
  申請事業者から受理した申請書類は、別途定める「指定業務に関する安全管理規則」に基づき、適正に取り扱うものとする。

（審査の対象）

• 第７条
  指定機関は、申請書類及び現地調査の結果を審査対象としなければならない。
• ２．
  指定機関は、申請事業者に対し面談調査を行った場合は、その結果を審査対象とすることができる。

（審査手続の流れ、申請書類の様式、理由付記の原則）

• 第８条
  指定機関の審査は、原則として、審査担当者による形式審査に始まり、予備審査を経て審査会による本審査を行うことで終了する。
• ２．
  申請事業者は、審査室長の定める様式に従って申請書類を作成しなくてはならない。
  ただし、定めがないものについては、申請事業者の任意の様式による。
• ３．
  指定機関は、申請事業者に不利益な決定をなす場合は、理由付記の上、書面で通知することを原則とする。

（情報公開の原則）

• 第９条
  指定機関は、プライバシーマーク制度の運用上の支障がある場合を除き、協会のウェブページに掲載する等適当な方法により規程規則等の情報を公開しなければならない。

第２章　プライバシーマーク審査手続

第１節　形式審査

（欠格事由）

• 第１０条
  審査担当者は、プライバシーマーク付与認定審査運営規則第４条により規定する欠格条項に該当する事業者からの申請についてはこれを受理してはならない。
• ２．
  審査室長は、申請受理の後、予備審査の終了までに、前項に該当する事実が明らかになった場合は、申請を却下しなければならない。
• ３．
  審査室長は、第１項及び第２項の決定を行った場合は、直ちに審査会に報告しなければならない。

（申請形式の確認及び補正の指示）

• 第１１条
  審査担当者は、JIS Q 15001及び規程規則に従い、申請事業者の提出した申請書類が申請の形式に適合するときは受理しなければならない。
• ２．
  審査担当者は、申請の形式に不備があったときは、その補正を指示しなければならない。

（申請料及び審査料の請求）

• 第１２条
  審査室長は、申請を受理したときは申請事業者に対して受理通知を送付するとともに、申請料及び審査料を請求する。
• ２．
  申請事業者は、前項の請求を受けたときは付与機関が指定された銀行口座へ指定期間内に振り込まなければならない。
• ３．
  審査室長は、前項の振込みが確認されない間は、その申請事業者の予備審査の開始を留保することができる。

第２節　予備審査

（予備審査の開始）

• 第１３条
  審査担当者は、原則として申請書類を受理した日付の順に予備審査を開始しなければならない。

（予備審査）

• 第１４条
  審査担当者は、申請事業者の提出した申請書類の調査、または第１６条及び第１７条に定める調査の結果がJIS Q 15001、および規程規則に照らして適合するものかどうかを確認し、それが適合するものであった場合はその旨を予備審査報告書に記載し、申請書類の原本とともに審査室長に提出しなければならない。
• ２．
  審査室長は、前項の調査の結果がJIS Q 15001 、および規程規則に照らして明らかに適合しないと判断した場合、不適合理由書を作成し、審査会の同意を得て、申請事業者に通知しなければならない。

（指定書類の提出・面談調査の実施）

• 第１５条

  審査担当者は、申請事業者の提出した規定書類の内容がJIS Q 15001、および規程規則に照らして不十分な場合、もしくは不明な場合は、申請事業者に対して次の各号に定める調査を実施することができる。

  1. (１)指定書類、任意書類による調査
  2. (２)面談調査（面談調査は原則として当協会の事務所内で行う。）

（現地調査の実施）

• 第１６条
  審査担当者は、申請事業者に対して現地調査を実施しなければならない。
• ２．
  現地調査のための交通費・宿泊費等の費用は、別途定める「現地調査の費用に関する規程」に従い申請事業者が負担する。
• ３．
  審査担当者は、現地調査で知り得た情報を、法令による場合、または審査に用いる場合を除き、第３者に開示してはならない。審査担当者は、現地調査の開始にあたって、その旨を申請事業者に宣言しなければならない。
• ４．
  審査担当者は、申請事業者が正当な理由無く現地調査に応じない場合は、その旨を予備審査報告書に記載し、申請書類の原本とともに審査室長に提出しなければならない。

（不適合理由書の通知の効果）

• 第１７条
  審査担当者は、第１５条第２項に定める不適合理由書を通知した後は、その申請事業者の予備審査を中止することができる。
• ２．

  次の各号に定める場合においては、申請事業者よりその申請が取り下げられたものとみなす。

  1. (１)申請事業者が不適合理由書の発信の日より３ヶ月以内に第１６条又は第１７条に定める調査に応じないとき
  2. (２)申請事業者が最初の不適合理由書の発信の日より３ヶ月以内に有効な是正措置を講じた上で再審査請求をしないとき

（再審査請求）

• 第１８条
  第１５条第２項に定める不適合理由書を通知された申請事業者は、不適合の理由を是正する措置を講じ、再審査請求書を提出することができる。
• ２．
  審査担当者は、前項の再審査請求書が提出されたときは、予備審査を再開しなければならない。

第３節　本審査

（審査会への報告事項）

• 第１９条

  審査担当者は、次の事項を内容とする報告書を作成し、審査室長に報告しなければならない。

  1. (１)申請事業者名一覧
  2. (２)受理をした申請事業者名一覧
  3. (３)予備審査に適合した申請事業者名一覧
  4. (４)不適合理由書の写し
  5. (５)却下の通知の写し
  6. (６)書類審査の結果報告書
  7. (７)現地調査の結果報告書
  8. (８)面談調査の結果報告書
  9. (９)その他審査会の命じた報告
• ２．
  審査室長は、前項の報告書を審査会に提出し、予備審査の報告をしなければならない。

（本審査）

• 第２０条
  審査会は、予備審査の報告書及び申請書類の原本を基に審査決定を行う。
• ２．
  指定機関は、前項の決定について当該申請事業者に通知する。
• ３．
  再調査の決定があったときは、審査担当者は決定の理由を踏まえて当該申請事業者の予備調査を行う。
• ４．
  審査室長は、付与機関に対し審査決定の結果を報告する。

（審査合格の決定の効果）

• 第２１条
  審査合格事業者は、審査合格の決定により、付与機関とのプライバシーマーク付与契約の当事者となる地位を有する。
• ２．
  審査合格事業者は、審査合格決定の日より３ヶ月以内に付与機関とのプライバシーマーク付与契約を締結しなければならない。
• ３．
  指定機関は、審査合格事業者が正当な理由なく前項の期間を徒過したときは、審査合格の決定に伴う法的地位及び権利の一切を放棄したものとみなす。

第３章　改　定

• 第２２条
  本規程の改定は、審査室において行い、審査会の承認を得るものとする。

附　則

（施行日）

• 第１条
  この規程は、平成１７年５月１７日から施行する。
• 第２条
  この規程は、平成１９年４月１日から改正する。